경희대 동서신의학병원(원장 유명철)은 4월부터 전자결재시스템을 전면 도입한다.

전자 결재시스템의 주요 구성은 결재업무를 위한 전자결재와 문서보관하는 문서대장으로 크게 구분된다.

문서보관은 보관함 생성으로 부서에서 발생된 모든 문서를 담당자가 부재중에도 볼 수 있도록 구성되어 있다.

이에 신입직원 입사 또는 순환보직 근무를 할 경우 기존 작성된 문서의 조회를 통해 업무의 이해와 적응력을 강화할 수 있다.

전자결재 시스템의 큰 장점은 결재문서(보고서, 기안지 등)와 대내문서(업무연락) 수신 및 접수업무의 시간단축과 비용절감이다.

시스템 도입 전엔 업무연락을 작성해 결재후 부서 배포를 위해 문서 인쇄 및 수발에 기여하던 시간과 비용이 시스템 오픈 이후에는 업무연락 작성→결재→수신처 배포가 순서대로 자동 진행된다.

아울러 기존에 문서관리를 위해 문서 대장관리의 업무가 문서결재와 동시에 문서번호와 문서대장이 자동생성 되기 때문에 문서관리를 위한 별도의 업무가 줄어들게 된다.

또한 결재 부재시 부재설정으로 대결자 지정과 결재가 지체되지 않도록 한다.

전자결재 오픈 이후 시스템 정착운영을 위해 사용자가 증가함에 따라 다양한 요구사항을 접수 및 보해 사용자의 불편함을 최소화하고 전자결재 시스템의 성공적인 운영과 정착을 위해 2차 개발 전자문서의 양식개발을 해당부서와 검토중이다.

전략SG 김익화 본부장은 “시스템 구축이 기존업무를 사라지게 하는 것은 아니라, 시스템을 통해 행정 프로세스 정비, 업무개선, 시간단축, 비용낭비를 최소화함으로써 효율적인 조직운영과 생산성 증대가 바로 기대효과”라고 말했다.